第一章 总  则

第一条 为使我院公文处理工作制度化、规范化，提高学院公文处理工作效率和水平，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学院工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于贵州工业职业技术学院及所属各部门、各分院公文处理工作。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 各部门、各分院应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

第六条 学院党政办公室主管学院公文处理工作，并对公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类

第七条 学院常用公文主要种类

（一）决定 适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知 适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（三）通报 适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（四）报告 适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。

（五）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。

（六）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（七）纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号 公文印制份数的顺序号，涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度 公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文单位标志 由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号 由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人 上行文及专题会议纪要应当标注签发人姓名。

（七）标题 由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位 公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文 公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明 包括公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名 署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。

（十二）成文日期 署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章 公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、会议纪要可以不加盖印章。

（十四）附注 公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位 除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位；应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期 公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码 公文页数顺序号。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。

第四章 行文规则

第十条 学院党委以“中国共产党贵州工业职业技术学院委员会”、行政以“贵州工业职业技术学院”名义对上、对下或对外行文，必要时学院党政可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十二条 向上级单位行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则。

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）以学院党委、行政名义向上级单位报送的文件，按职责分工由各职能部门或有关业务单位代拟稿，报送分管院级领导会签、党政主要领导签批后，由党政办公室统一编号行文。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

第十三条 向学院各单位或下级单位行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定等文种，应当遵循以下规则。

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）学院党政办公室根据学院党委、行政授权，可以向学院各单位行文。

（三）学院其他单位在各自职权范围内，经党委、行政同意后可以向院内各单位行文。

（四）以学院名义下发的公文，涉及多个单位职权范围内的事务应协商并会签，单位之间未协商一致的，不得擅自行文。

第十四条 同级或者不相隶属的单位之间行文，为平行文，一般用函等文种。

第五章 发文办理

第十五条 发文办理的主要程序包括公文的起草、审核、会签、签发印制、分发。

第十六条 公文起草应当符合以下要求。

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，起草单位必须主动与有关单位协商会签，征求意见，达成一致后方可行文。

（五）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。

（六）各单位要高度重视公文起草工作，不断提高公文起草水平，单位负责人应当认真指导、审核公文起草工作。

第十七条 公文文稿签发前，应由起草单位进行审核。审核的重点包括以下内容。

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种正确，格式规范。人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

第十八条 需学院党政办公室印发的公文，公文发文稿手续齐全后应及时送至学院党政办公室（一般不少于5个工作日，急件需至少提前2个工作日）。

第十九条 凡属以下情况，学院党政办公室不再印发公文

（一）国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文规定仍然适用的。

（二）就某项工作已作出安排部署、有关单位已经明确任务的。

（三）不符合办文格式和程序、文稿行文逻辑混乱的。

第六章 收文办理

第二十条 收文办理主要程序

（一）签收 主送学院的各类文电须经学院党政办公室统一签收、登记并组织流转；各有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件，以及外出参会带回的上级单位文件，送交学院党政办公室流转。

（二）登记 对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。

（三）初审 对收到的公文应当进行初审。初审的重点是是否应当办理；是否已经办理。

（四）批办 由学院党政办公室按照工作分工和业务职能，批请学院领导阅示。属于重要政策和重大事项的公文，应送学院主要领导；属于某一方面工作的公文，应送分管院领导。

（五）流转 按照学院领导签批意见，学院党政办公室及时流转公文。

（六）承办 承办单位对党政办公室交办的公文应签收、登记，并及时送单位负责人阅处。如发现错转或错批，应及时将公文退还学院党政办公室，不得擅自转送其他单位。

（七）催办 学院党政办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。

（八）答复 承办单位应当及时将公文的办理结果答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章 公文管理

第二十一条 各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十二条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第二十三条 严格落实涉密公文保密管理有关规定。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当到学院党政办公室履行审批手续，复制、汇编的公文视同原件管理。

第二十四条 公文办理完毕后，应当及时归档。

（一）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）公文原件由学院党政办公室归档，相关单位保存复制件。

第二十五条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第二十六条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。