贵州工业职业技术学院德促贷款购置教学设备项目

实施办法             

 

第一章  总则

    第一条  为了确保学院德促贷款购置教学设备收货、安装、调试、培训及验收等工作顺利进行，保障设备良好运行及规范使用，满足学院开展教学、科研及校企合作等工作的需要，依据国际贷款项目的管理要求以及该项目设备采购合同执行条款，结合我院仪器设备验收管理规定、固定资产管理办法，特制定本实施办法（以下简称办法）。

第二条  项目背景及基本情况

（一）  项目背景

“贵州工业职业技术学院德促贷款购置教学设备项目”（以下简称“设备项目”）是“贵州省工业职业技术学院清镇新校区利用德国促进货款项目”（以下简称“德贷项目”）的一个子项目。20**年*月30日，中华人民共和国与德国****银行（以下简称***）签署了贷款协议，由KFW向中华人民共和国提供不超过*****万欧元的贷款，将这笔款完全转贷给我院，作为在清镇新校区建设两栋教学楼（***万欧元）和教学、培训、基础辅助设备购买和安装以及支付其有关外汇兑换费用（**8万欧元）。201*年*月23日，就德贷项目贷款，中国进出口银行与贵州省财政厅签订了转贷协议。201*年4月5日，贵州省教育厅与我院签订了再转贷协议。为了便于项目的管理及顺利实施，学院成立了德贷办公室（简称“德贷办”），德贷办作为一个临时专项管理机构，行政管理隶属于实训中心。

（二）  设备项目基本情况

    根据与KFW签订的贷款协议，德贷项目分为设备项目及土建项目。设备项目拟采购学院教学科研所需化工、机电、信息工程、城建、经济管理实训设施及网络中心、图书馆设备，约合1400万欧元。于2016年9月由中国进出口总公司（我院德贷项目招标代理机构）组织在北京进行公开招投标，中标商为中国通用机械工程有限公司，中标设备总金额为：1298万欧元。2017年6月份由买方代表（中国技术进出口总公司）、卖方代表（中国通用机械工程有限公司）及我院（最终用户）在清镇校区签署了设备项目的采购合同及执行备忘录。

第三条  设备项目的资金支付程序按照KFW签署的贷款协议规定执行，本办法适用于德贷设备的进货、安装及验收等具体工作。未涉及到的设备出入库等工作及相关管理职责按照我院现行仪器设备验收管理规定、固定资产管理办法执行。

第二章   工作职责

第四条  本项目在学院的领导下，由实训中心统筹管理，在财务处、国资处、后勤处、基建办及使用部门的协助下，各设备使用部门具体实施。

第五条  德贷办职责：

(一）  根据德贷项目要求及设备采购合同条款，对项目总体进行统筹协调，进行合同执行的组织工作；

（二）  组织协调卖方、厂家与学院设备使用部门对设备采购合同及备忘录的执行工作；

（三）  负责进口设备免税手续及报关相关工作；

（四）  按照贷款协议和采购合同要求，负责组织使用部门及归口行政部门等进行设备的到货、安装及预验收工作；

（五）  对德贷设备的使用维护情况进行资料分析、整理、汇总，按德贷项目要求向上级部门上报或递交各类统计数据及项目进展报告。

第六条：管理部门职责：

（一）  实训中心指导监督各使用部门对德贷设备进行合理使用及管理；负责组织设备安装场地的设计、施工等工作；负责按照《贵州工业职业技术学院仪器设备验收管理规定（试行）》组织终验收；

（二）  财务处负责德贷设备的资金管理，并根据贷款协议进行项目资金或其他税款等的支付工作；

（三）  国资处按照学院固定资产管理办法对德贷设备进行相关资产管理工作；

（三）  其他管理部门职责:基建办负责配合实施场地准备工作;保卫处负责协助使用部门进行验收前设备保管工作;后勤处负责配合使用部门设备安装工作。

    第七条  设备使用部门工作职责：

（一）  负责提交设备场地安装要求及计划，协助学院及实训中心完成设备安装场地准备工作；

（二）  负责进行设备到场收货、安装调试、培训、验收及质保期等工作。负责对设备的性能、技术参数、运行稳定性等进行测试，确认完成性验收条件后上报德贷办，由实训中心按照学院仪器设备验收管理规定进行验收；

（三）  按照德贷项目前期调研及资金申请报告的建设目标，根据设备所需达到的教学、科研及校企合作等要求，制定德贷设备管理、使用及维护制度，对设备进行规范合理使用及日常维护管理，妥善保管技术资料及配件等；

（四）  负责协助学院及德贷办完成德贷设备项目的其它工作。

第八条  使用部门项目执行负责人、各品目的具体负责人、各使用部门的领导或授权签字人按照签订的合同及执行备忘录中职责认真履行。

 

 

 

 

 

 

 

第三章  工作流程

安装场地准备（各使用部门上报安装场地要求，实训中心统筹实施）

第九条  项目主要工作流程图

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

                            

                            

 

 

 

 

 

第十条  设备进场前的安装场地准备工作：根据德贷设备合同商务及技术附件要求，合同正式签订后，由中标商向各部门提供设备制造商联系方式及安装资料。各部门根据安装场地要求，向学院提交场地改造计划方案，由学院及职能部门安排进行场地分配及安装条件准备工作。

第十一条  设备收货验货等具体工作：

（一）  安装场地准备工作完成后，设备工作流程为：确认发货、收货（不开箱）、开箱预验收、安装调试培训、测试及终验收、进入质保期。由使用部门按照合同发货时间事先确认设备是否达到进场安装验收条件，如不具备条件，发货前必须上报德贷办，德贷办向学校领导汇报进行解决或调整；

（二）  确认发货：根据设备到货批次，卖方（设备合同中标商：中国通用机械工程有限公司）将发货通知单发给使用部门指定的设备具体负责人，由负责人确认是否满足收货条件后进行回复，并报备德贷办。卖方收到发货同意书后正式通知厂家发货；

（三）  收货（不开箱）：设备具体负责人与厂家确认具体到货时间，由厂家负责将设备卸货到我校指定位置，如大型设备需要安排人力、叉车等机器搬运等，由德贷办总体安排协调，产生的费用由卖方负责。设备具体负责人进行收货（不开箱验货）工作，点清到货箱数目与发货清单是否一致、包装是否破损及货物是否完好，签收收货单并拍照留存，填写表一（与卖方签订的《执行备忘录》中附件二“初步到货证明”）。收货后预验收工作前，使用部门需妥善对设备进行保管（如需保卫部门进行协助的，统一上报德贷办进行工作联系）；

（四）  开箱预验收：设备到达学校指定地点后两周内, 由德贷办组织，卖方代表、厂家技术人员到位后与使用部门共同进行开箱预验收工作。具体工作按照合同及我院设备验收管理制度执行，设备具体负责人员按照设备配置清单、随箱装货清单等逐一验收。验收合格后由使用部门及相关人员填写表二（“贵州工业职业技术学院德贷设备开箱预验收记录”），三方代表进行现场签字确认，设备负责人或实训室管理人员须收集整理并妥善保管随货装箱清单、设备配件、技术资料；

（备注：此处涉及的资料为设备重要技术资料和配件，为方便使用部门更好掌握设备，应由设备具体负责人或实验员妥善保管。德贷办收集归档的为有关合同资料，如合同、备忘录、及第十二条提及的表格等）

（五）  安装调试培训：设备的安装调试培训工作由卖方派遣厂家技术人员到使用部门指定场地进行安装、调试和培训，完成后由使用部门领导和设备具体负责人、厂家及卖方代表共同签字确认，并填写表三“设备安装报告”（与卖方签订的《执行备忘录》附件三）。设备的培训工作一般由两个阶段组成，一个是在设备安装调试时，厂家技术人员对使用部门相关人员进行操作维护培训；第二阶段依据合同备忘录中的规定，由使用部门提出并与厂家协商，共同制定书面设备培训计划，并在表三“设备安装报告”中进行情况备忘记录；

（六）  测试（技术预验收）及终验收：按照合同规定，设备安装后应在20个工作日内完成测试（也称技术预验收）。由设备使用部门组织，具体负责人、厂家技术人员按照招标文件中的要求对设备的性能、技术参数、 运行稳定性等进行测试，并填写表四《贵州工业职业技术学院德贷设备技术预验收记录》。对于技术性强、专业要求高的精密设备，使用部门可申报德贷办聘请1-2名行业专家进行测试工作。设备经测试合格后，并将设备的随货装箱清单、收货预验收安装及测试（表一、二、三、四）等资料统一交到德贷办，由实训中心按照《贵州工业职业技术学院仪器设备验收管理规定（试行）》组织终验收。根据合同备忘录的规定“设备测试合格后的两周内应向卖方出具设备的验收证明（表五，项目采购合同附件12-B）”。在学院进行设备终验收合格后，由使用部门授权签字人签署，向卖方出具验收证明，设备正式进入质保期。如测试结果不符合合同要求，书面通知卖方，协调厂家进行测试、修理或更换等；

（七）  进入质保期：按照采购合同，以设备使用部门向卖方签署的设备验收证明（表五）验收证明的签署日期即为设备正式进入质保期，质保期为一年，具体按照合同相关条款执行。

第十二条  设备的资料管理工作：使用部门对设备按品目进行资料建档保管，包括设备的收货验货及验收培训、设备技术、设备使用及管理维护等。以上所涉及到的收货验货等表格书，学院内部表格（表二、四）需一式两份，设备使用部门和德贷办各保管一份；合同要求的表一、三、五，正本三份，德贷办、设备使用部门及卖方各一份。

第十三条  设备的使用维护管理工作：对于进入质保和正常使用期的设备，由各使用部门制定管理制度、使用计划，完成记录、维护维修记录等，相关工作按照学院设备管理、固定资产管理办法执行。

第四章  工作量核算办法

第十四条  德贷设备技术含量高，资产价值大，对维护使用管理人员责任要求高，为确保德贷项目顺利进行，激励教师或相关工作人员工作积极性，结合我院实际情况，相关工作人员的奖励性绩效按照学院相应规定执行。

第十五条  第十一条中“设备的收货、开箱预验收、安装调试及完成性验收”的工作量核算:以设备品目的工作时数计课时量，如在同一时段进行超过一个设备品目的安装验收等工作，以工时数最长的设备品目进行核算。由设备使用部门及其他职能部门以设备品目为单位，根据工作情况记录填写表六“贵州工业职业技术学院德贷工作量核算记录表”。

第十六条  由使用部门具体负责人据实填报工作量核算记录表（表六），使用部门领导签字盖章确认，提交德贷办进行审核及统计工作量，报学院领导审批，由人事部门核发。

 

第五章  相关责任

第十七条  德贷设备属于学院固定国有资产,管理部门、设备使用部门、授权管理和具体负责人，都有管好用好设备的义务和职责，确保设备使用规范，管理得当；

第十八条  各部门有以下行为之一的，实训中心及有关职能部门有权责令其改正，并按管理权限追究相关人员的责任：

(一)  未执行合同、备忘录及实施办法，使设备的安装及验收等工作未能顺利进行，造成设备无法达到合同要求的；

    (二)  未按照德贷贷款协议，擅自更改设备构造和用途，造成后期审计工作不合要求的；

    (三)  未制定和执行设备使用和管理计划，造成设备的损毁或重大损失的。

第十九条  各设备的管理使用部门和具体负责人，应按照学院固定资产管理办法加强维护管理工作。

第六章  附则

第二十条  本办法为保障德贷设备项目顺利进行的学院内部实施依据，未尽事宜以项目要求、采购合同、执行备忘录及学院相关管理规定为准。

第二十一条  本办法由实训中心负责解释及监督执行，自采购合同执行之日起进行实施。

 

 

 

 

 

 

 

 

表一：

初步到货证明

 

项目名称：德促贷款贵州工业职业技术学院项目

中标合同号：16HT*******63

我们特此证明标题项目项下，下列设备已经到达我校，包装情况如下，尚未开箱验货。

品目号	品目名称	型号	数量	包装箱数	到货时间	备注

 

品目具体负责人签字:              分院领导（签字）盖章：

时间：                                   时间：

 

注：此表一式三份，厂家、德贷办和设备使用部门各执一份。

 

表二：

贵州工业职业技术学院德贷设备开箱预验收记录

部门名称：                                          初验收日期：    年    月    日

设 备品目及名 称

放置点

型         号

规      格

生 产 厂   家

出厂日期

出 厂 编   号

数     量

供 货 商

单   价（欧元）

附件 情况 （附装箱单）

名称

型号规格

数量

单价（元）

随机 资料

合格证

图纸

说明书

其它

验收 结果

□ 验收合格。□ 验收不合格，原因：

开箱验收人签名

设备负责人签名

分院领导签名（盖章）

注：1、开箱验收人为：买方设备具体负责人、厂家及卖方代表三方；

2、本表附件情况须附随货装箱清单原件交到德贷办，本表一式两份，德贷办和设备使用部门各执一份。

表三：

设备安装报告

项目名称：德促贷款贵州工业职业技术学院项目

中标合同号：16HT105*****63

 

上述设备已经于（时间）开箱安装调试，基本情况如下：

 

设备是否运行良好:

 

设备是否进行培训：

如未培训，计划培训时间为：

 

厂家工程师确认：

 

用户确认（品目负责人和院系领导签字）:

 

卖方代表确认：

 

 

 

注：本表一式三份，厂家、德贷办和设备使用部门各执一份。

表四：

贵州工业职业技术学院德贷设备技术预验收记录

   分院名称：                                          测试日期：    年    月    日

设 备 品   目 号		设  备  名  称
数      量		型      号
单  价  （欧元）		生  产  厂  家
设 备 运   行 情 况
验收主要技术指标 （按照招标要求对设备的性能、技术参数等进行测试）
验  收  结  论
参 加 验 收   人 员
备      注

 

设备负责人（签字）：                             分院领导（签字盖章）：                     

注：本表一式两份，德贷办和分院各留档一份。

表五：

注：此表一式三份，德贷办、设备使用部门、卖方各执一份。

表六：

贵州工业职业技术学院德贷工作量核算记录表

部门：                           填报日期：

工作任务	工作人员	完成效果	工作时间 （日期及具体时间）	签字确认	备注
收货 （不开箱）
开箱预验收
安装调试
技术性验收
合计	人数：		工作时数：

填表人：                                                          分院领导（签字）盖章：